吉林化工学院
关于进一步明确电子商城采购有关事宜的通知
校内各单位：
按照省财政厅《关于政府采购电子商城正式运行的通知》（吉财采购[2020]294号）要求，学校已于2020年6月起在未达到政府采购限额标准的预算管理资金采购活动中实施了电子商城采购，有效提高了采购效率。为进一步加强内控管理，规范采购方式，保证采购质量，降低采购成本，现结合学校电子商城采购运行情况，按照省财厅《关于政府采购电子商城正式运行的通知》（吉财采购[2020]294号）、《关于<吉林省政府集中采购目录及标准>执行有关问题的通知》（吉财采购[2020]957号）、《关于电子商城开展采购活动进行采购计划备案的通知》及省采购办有关电子商城采购最新工作要求，对学校电子商城采购有关事宜作进一步明确，具体如下。
一、电子商城采购范围
1.网上超市：办公用品、办公设备、家具用具、日用百货、生活电器、数码设备、计算机设备、体育用品、灯具商品、教学科研、五金工具、机电设备。
2.网上服务市场：互联网接入服务、法律服务、审计服务、资产评估服务、安全服务、印刷服务、物业管理服务、机动车保险服务、车辆加油服务、车辆维修和保养服务。
二、电子商城采购商品
（一）列入《吉林省集中采购目录》货物类品目（除车辆外）
1.预算金额在5万元以下的采购计划，继续执行学校现有的“部门自行采购”和“学校联合采购”审批程序及采购小组构成方式，采购小组根据采购需求集体在电子商城上择优选择供应商及商品，在网上超市直接采购。
2.预算金额在5万元（含）以上政府采购限额标准以下的采购计划，履行学校招标立项审批等程序后，由学校采购与招投标管理办公室（以下简称学校采购办）会同立项单位按照省采购办和学校有关要求确定采购方式及电子商城采购范围，报主管校领导审批后对纳入电子商城采购范围的商品由采购小组集体通过电子商城网上超市择优选择直接采购或采取在线询价、反向竞价方式采购。
3.特殊情形采购。确因需求紧急（非采购人自身原因）或电子商城网上超市商品无法满足采购要求等原因，可通过其他市场渠道直接采购。出现此类情况时，应按照学校内控制度要求履行采购审批程序，并将特殊情形的相关佐证材料随财务票据一并入账，留存备查。
（二）列入《吉林省集中采购目录》服务类品目
1.预算金额在5万元以下的采购计划，继续执行学校现有的“部门自行采购”和“学校联合采购”审批程序及采购小组构成方式，采购小组根据采购需求集体在电子商城上择优选择供应商及商品，在网上服务市场直接采购。
2.预算金额在5万元（含）以上政府采购限额标准以下的采购计划，履行学校招标立项审批等程序后，由学校采购办会同立项单位按照省采购办和学校有关要求拟定采购方式及电子商场采购范围，报主管校领导审批后对纳入电子商城采购范围的商品由采购小组集体通过电子商城网上服务市场择优选择直接采购或采取自主选择（或随机抽取）5家以上合格供应商通过电子竞价方式采购。
（三）未列入《吉林省集中采购目录》通用类货物
1.电子商城有所需商品的，按照上述（一）的要求采购。
2.电子商城无所需商品或者价格高于其他市场渠道，可通过其他市场渠道采购。
三、电子商城采购账号
为规范电子商城采购行为管理，由学校采购办统一分配电子商城采购账号，账号分为经办账号和审核账号，经办账号由部门或项目个人使用，审核账号由学校采购办使用。
1.部门账号：每部门分配1个经办账号。各部门安排1名工作人员担任管理员，负责管理本单位的账号，协助完成本单位电子商城采购事宜。根据实际需要，部门可向学校采购办申请增加账号。
2.公共账号：分配1个经办账号。由学校采购办安排专人管理，负责处理学校联合采购或部门、个人临时性采购需求。
3.临时账号：承担中央和省市专项或科研项目的单位或个人，以及其他急需采购的项目，相关部门或个人可向学校采购办申请分配临时经办账号，待采购工作结束后交回。
四、电子商城采购流程
1.登录。登录电子商城。电子商城网址：https://www.zcygov.cn，也可以通过吉林省政府采购网登录电子商城www.ccgp-jilin.gov.cn）。
2.选购。择优选择商家及商品，“生成预购单”（如需合同在提交“预购单”前需选择），提交审核。
3.审核。学校采购办对提交的“预购单”审核确认。
4.下单。对学校采购办审核后的“预购单”进行确认下订单，也可以取消订单。
5.发货。供应商接单后发货，通过快递将货物和发票一并送货上门（如需货票同行在提交“预购单”前需选择）。
6.收货。按照订单或合同对所采购商品进行收货，若商品破损或与订单不符，可拒绝签收，对产品不满意可以退换货。
7.验收。按照学校资产验收制度履行验收手续，验收通过后管理员在系统中确认验收并打印系统自动生成的专用验收单，验收小组在验收单上签字、加盖部门公章后上传到系统。
验收要求：采购人按照订单或合同约定及时进行货物查验，履行验收程序。耗材及印刷服务类等由采购单位组织2人（含）以上验收小组自行验收；单件或批量5万元以内的仪器设备，由采购单位组织3人（含）以上验收小组，与学校资产管理人员共同逐项进行验收；对单件或批量5万元以上的仪器设备，由采购单位预验收后并提出申请，资产与实验室管理处组织由相关专家、采购单位党政领导、仪器设备管理人员等组成的验收小组进行验收。
8.结算。管理员上传发票发出创建结算单申请，经学校采购办审核通过后，打印结算单。
9.报销。持发票、结算单、验收单、资产登记等手续到学校财务办理报销手续。
其他要求：在电子商城采购商品若相同商品（同品牌同型号，下同）选取价格最高的需提供说明材料；电子商城无所需商品在其他渠道采购的需提供电子商城相同商品搜索记录截屏及其他渠道询价价格截屏（三家以上）；因电子商城价格高在其他渠道采购的需提供电子商城相同商品价格截屏；特殊情形采购的还需另提供相关佐证说明材料。
10.售后。采购的货物如有质量等问题，需要退货、调换等，按电商售后服务承诺执行，请自行联系电商。
注：电子商城采购商品详细流程见附件6：《吉林化工学院电子商城采购商品操作说明》。
五、电子商城采购要求
1.各部门应科学合理的确定采购需求标准，履行可行性论证及各类采购审批程序，按照学校资产、财务管理有关规定办理资产登记和报销支付手续。
2.电子商城商品价格为采购的最高限价，可通过价格对比、协商议价等方式降低采购成本择优选择商家及商品，在此基础上相同商品在其他销售渠道价格仍低于电子商城的，可从其他渠道采购。
3.目前，采购部门与原供应商已签订采购合同且在执行期内的，采购部门可继续履行合同，直至合同执行期结束。
4.电子商城采购经费必须按照学校预算和经费管理有关规定使用，相关责任部门应严格审查，确保依法合规。按照上级要求，使用纵向科研经费，采购通用类货物及服务按照前述电子商城采购相关规定实施采购，采购科研仪器与试剂类等商品，若电子商城有符合采购人要求的商品且价格不高于其他渠道，应在电子商城实施采购。上传系统的验收单由项目课题组2名成员在验收人栏内签字，同时按照电子商城采购流程履行资产验收、财务报销等相关手续（具体要求详见第四部分—电子商城采购流程中的“验收”和“报销”内容）。
5.采购中应落实节能环保政策，对已列入政府采购节能产品、环境标志产品品目清单的实施优先采购和强制采购,具体产品品目详见附件4和附件5。
6.在电子商城采购活动中，须严格遵守采购相关规定和工作纪律，确保采购过程和结果公正、公平、公开。对违反采购工作纪律的行为和相关人员，学校将依法依规作出相应处理。
7.未尽事宜按上级部门有关电子商城采购管理规定执行。上级部门政策如有调整的，按上级部门最新出台的政策为准，学校采购办将另行通知。自本通知下发之日起应纳入电子商城采购的商品需通过电子商城实施采购，从2021年5月17日起学校在资产验收登记、财务报销支付等方面将执行电子商城采购的相关规定。在本通知下发之日前，已在其他渠道实施完采购未办理资产验收登记和报销支付等手续的，仍按原规定办理，原则上两周内办结。
学校采购办是电子商城采购的综合管理部门，将做好采购过程中的咨询解释和服务保障工作，相关职能部门负责具体业务指导与解释说明，请按以下问题分类归口咨询。
立项审批及采购问题：张志浩 联系电话：62185632
姜博元 联系电话：62185632
资产验收登记问题：于大雪 联系电话：63083214
财务报销支付问题：王 雪 联系电话：62185077
科研经费使用问题：陈 哲 联系电话：62185067
为方便工作联系，通过学校企业微信组建“电子商城采购”工作群。
采购与招投标管理办公室
2021年5月10日
附表：
1.部门自行采购审批表
2.学校联合采购审批表
3.学校招标立项审批表
附件：
1.关于政府采购电子商城正式运行的通知（吉财采购[2020]294号）
http://www.ccgp-jilin.gov.cn/helpFront/gotoHelpFrontList.action?articleId=91967
2.关于《吉林省政府集中采购目录及标准》执行有关问题的通知（吉财采购[2020]957号）
http://www.ccgp-jilin.gov.cn/helpFront/gotoHelpFrontList.action?articleId=158567
3.关于印发《吉林省政府集中采购目录及标准》的通知（吉财采购[2020]695号）http://www.ccgp-jilin.gov.cn/helpFront/gotoHelpFrontList.action?articleId=146852
4.关于印发环境标志产品政府采购品目清单的通知（财库[2019]18号）
http://www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201903/t20190330_11833800.htm
5.关于印发节能产品政府采购品目清单的通知（财库[2019]19号）http://www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201904/t20190403_11849836.htm
6.吉林化工学院电子商城采购商品操作说明
7.电子商城采购部门账号（第一次分配）
注：附表1、2、3及附件6、7在学校企业微信“电子商城采购”工作群中上传，附件1-5请点击网站链接查阅。
